Onderwerp: Onderhoudshistorie bijhouden

Hoe houden jullie de onderhoudshistorie bij?

Maar ook hoe je verbeteringen, refits, etc. bij kan houden.

Er zijn apps voor, die zag ik in de appstore, maar wellicht hebben jullie dit wel heel anders/beter opgelost of is er een handige “Excelharry” die een template in elkaar geknutseld heeft en deze zou willen delen. Een excelsheetje maken kan ik zelf ook wel, maar het wiel opnieuw uitvinden is ook een beetje zonde.

Alvast bedankt voor jullie input.

Alle bonnen van zeilen tot motoronderhoud. En andere grote bedragen in een ordentelijke map.

Excel sheet
Met als 1e tab blad de technische gegevens van het schip
De volgende tabbladen zijn jaar bladen met daarin de eventuele werkzaamheden etc

Simpele iCloud notitie. Elke maand heeft een eigen alinea met wat ik heb gedaan/gekocht en wat het kostte. Alle facturen in een mail map.

Heb niet zo’n behoefte aan Excel, noch aan het totaalbedrag van alle uitgaven.

Hier ook alle facturen etc in een map, dat is ook bij een verkoop erg nuttig. Als je veel zelf doet koop je nog steeds materieel en dat kun je dus bijhouden met data etc.

Heel lowtech op papier.
Hierop alleen 'groot' onderhoud zoals de jaarlijkse motorbeurt, vervanging van accu's en verstaging.
Deze papieren worden bewaard bij de overige bootpapieren.

Simpel excellijstje, daar staat ook de kluslijst in, de "future-upgrade-lijst", de gegevens van de boot / motor etc. en alle facturen. Beetje masochistisch, die facturen, maar ja.. beroepsdeformatie. Facturen en bonnen van relevante omvang stop ik in een digitaal mapje. Fotootje / scan maken en klaar

Zijn er geen softwarematige boekjes?
Iets waar je rekeningen o.i.d. instopt/verwijdert en waarin je dan kunt bladeren en niet telkens hoeft te klikken om te openenen in eindeloze rijen pdfjes etc?
Een groot pdf maken kan maar dat is ook al weer zoiets....

Alle motoronderhoud in het boek dat bij de motor hoort.
Alles aan de boot zelf in een uitgebreide beschrijving in Word.
Alle reguliere checks in een excel, ook van alle uitrusting als vesten etc

Buiten het ‘vaar logboek’ hebben wij ook een ‘onderhoud logboek’ waar ik alles bijhoud gekoppeld aan het aantal motor uren voor de scheeps motoren , genset maar ook watermaker etc

- olie vervangen
- filters vervangen
- impellers vervangen
- aantal liters diesel getankt
- aantal uren watermaker gedraaid
- reparatie gedaan van wat dan ook
- parts vervangen van wat dan ook

Gewoon een kleine notitie , evt met beschrijving en partnummer(s)
En dan achterin een lijst(je) met aan te vullen materiaal als ik wat gebruikt heb

Spreadsheet is leuk maar ik ben meer van de boekjes

Ik houd Log inclusief motoruren en onderhoud bij in Excel. In dezelfde Excel houd ik ook een "to do" lijst bij. Niks fancy's, gewoon 3 tabs.

Begin hier gewoon een topic.
Kunnen wij er ook van mee genieten.

Palomine schreef : Ik doe het net zo als Palomine. Soort logboek met foto’s, dieselverbruik etc. In een Excel spreadsheet.

Ik gebruik vier manieren:
- Excel lijst voor klussen en niet-regulair onderhoud met een tab 'to do' en een tab 'afgehandeld'. Daar staat ook een maand-jaar datum bij. Dit is een volledige historie van alle wijzigingen en groot onderhoud.
- Alle aankoopbonnen bewaar ik als pdf.
- Voor het motoronderhoud, winterklaar maken (waarin ook veel jaarlijks onderhoud) en voorjaar vaarklaar maken gebruik ik checklists. Na invullen komt daar ook een datum op te staan en deze bewaar ik gescand als pdf.
- van sommige zaken maak ik gewoon een foto. Bijvoorbeeld van het jaarlijks inspecteren van de plofvesten. In elk vest zit overigens ook een met pen ingevuld tabelletje met inspectiedata en er komt een nieuw datumstickertje op.

Ik gebruik een excel sheet. Die herrinerd me er aan dat bepaalde stukjes regulier onderhoud er aan zitten te komen. Het maakt ook automatisch een kostenschatting voor de komende 12 maanden met betrekking tot het reguliere onderhoud.

Voorbeeldje: O-ringen in de grote waterpomp die ik heb meoten volgens de fabrikant iedere 5 jaar vervangen worden. Dat soort dingen ga je natuurlijk straal vergeten. Dus in het spreadsheetje typ ik de datum waarop het voor het laatst gedaan heb, de sheet telt daar automatisch 5 jaar bij op. 6 maanden voor het weer nodig is veranderd de cel van 'geen vulling' naar geel, en als het voorbij de bedoelde datum is dan veranderd de cel in een rode kleur. De totale lijst is iets van 500 items lang en is volledig gebaseerd op advies van de fabrikant, sommige zaken zijn gebaseerd op ervaring.
Echter vervang ik zeker neit alles wat de fabrikant adviseerd. Yanmar claimt bijvoorbeeld dat alle slangen op hun motoren iedere 5 jaar vervangen moet worden en dat de injectie bocht van de uitlaat iedere twee jaar vervangen moeten worden. Dat gaan we natuurlijk niet doen. Vervangingstermijn word dan een inspectie van de bewuste onderdelen.

In dezelfde sheet houd ik ook bij wat de geschatte levensduur is van alle onderdelen aanboord. Naast een herinnering van de onderhouds intervallen heb ik op die manier ok een overzicht over de zaken die waarschijnlijk vervangen moeten worden in de komende twee jaar.

Ik vind het altijd prettig om dit gewoon in een lijstje voor mijn snufferd te zien in plaats van er tegenaan te lopen aanboord. Het heeft ook altijd een goede indruk gemaakt op de verzekering.

Als je de template wilt hebben dan kan dat uiteraard.

In de downloads zetten?

Hier ook alles in excel, aanschaf producten, motoruren etc.
In iCloud een aparte map waar alle gemaakte foto’s van onderdelen, reparaties etc. opgeslagen zijn.

René

Hier niet excel maar een spreadsheet in een cloud (google docs in mijn geval).
Dan kan ik er ook vanaf mijn telefoon aan boord bij. Mijn eigen vaste PC thuis gebruik ik weinig meer dus dit soort dingen vind ik in een cloud veel prettiger.

In geval van de motor, sla ik hier ook de Yanmar onderdeelnummers etc. op, scheelt zoeken de volgende keer.
Ik vink dan per beurt af per onderdeel/actie bij of het slechts gecontroleerd is (C) of echt is vervangen (V) met datum en stand urenteller.

Ik gebruik de grijze cellen in mijn bovenkamer. En gelukkig hebben die een zeer slim algoritme wat bepaalt of iets vergeten kan worden. Ik moet er niet aan willen denken dat alles nog in het geheugen opgeslagen zou zijn. Vergeten heeft ook een kwaliteit.

Ik hou weinig bij, alleen dat ik de reddingsvesten heb geserviced zet ik elk jaar in het logboek.

Philip schreef : Excel is, in combinatie met Onedrive of Sharepoint, al jaren ook volledig cloudbased, zowel privé als werk. Kan er dus ook bij op de telefoon wat zeker handig is soms.

Wij noteren alles in het logboek.
Buiten de reizen e.d. is hier ook ruimte voor motor- en scheepsonderhoud.
Regelmatig heb ik hier veel profijt van want ik kan alles eenvoudig terugvinden.

Hier een vereenvoudigde kopie van de lijst die ik gebruik.
Downloaden en dan de file extentie even veranderen in .xls

3Noreen schreef :
precies zo...

It Paradyske schreef :
Ik houd ook niks bij, maar wel een eindeloze verzameling informatie en foto's, pdf's etc. etc.
dat is dan gelijk de tijdlijn.